【摘要】OA系统在医院的应用，推进了医院信息化建设，优化了医疗、科研、教学及人、财、物等资源，提高了文书档案传阅的速度、减少了文档的滞留，同时便于档案的查找、浏览、存储。方便了资源共享，降低了管理成本，提升了档案管理体系的建设，有利于快捷高效地开展工作。
【关键词】OA系统;文书档案;管理应用
档案管理对医院的发展具有十分重要的意义，随着医改的不断深入，医院贯彻落实医药卫生体制改革，进一步执行中央关于改进工作作风、密切联系群众，强化运营管理，加强行业作风建设，提升医疗服务水平，维护广大人民群众健康权益的精神。医疗各项工作的开展，都需要政策的指导和制度的衔接，这就要求查找资料，提供论证，结合新的、切合实际的理论，制定出符合医院发展的制度与规划。文书档案管理是医院档案管理的一个重要组成部分，医改的推进，医院档案管理工作也进入新的阶段，怎样提高文书档案管理水平、准确、及时、完整、系统地提供档案信息，为医院各项工作的实施、规章制度、工作任务、计划落实、人员调配、量化考核、方案建立、政策查詢、体系建立都提出了新的课题。文书档案的管理模式，也朝着科学化、信息化、流程化、快捷、高效的方向发展。
一、OA系统的应用是医院文书档案管理发展的必然趋势
办公自动化系统（OA：Office Automation）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
医院档案记载着医院历史发展的过程，它就像一部历史纪录片反映着医院发展的不同阶段、不同时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要场所、重要工作等，是医院发展历程的见证。电子信息科学的不断进步，医院文书档案管理更需要系统化、程序化、具有科学性地进行管理。医院文书档案实施信息化管理后，使管理由单途径发展到体系化管理，实现了档案目录与内容的合并，提高了档案资源的利用效率。采用OA系统管理文书档案后，所调阅的信息能够及时脱机处理和适时响应，查准率和查全率都得到了保证。
传统的管理系统由于受限于办公地点，这种局限性使工作人员离开了办公室，就无法完成工作任务。医院人员的工作特殊性，使一些及时性的信息，用传统的手工方式进行传递，影响了办公效果，对服务患者的质量造成了一定的影响;一些工作中形成的记录和文件不能及时归档保存，工作不连贯，工作效率下降，医务人员查找病历、文献资料，耗时耗力，降低了档案资料的利用率。信息化管理的应用，使医院摆脱了对固定的办公场所、固定的办公配套设备、固定工作时间的依赖，打破了这些时空上的限制，将信息化无缝延展到每个人手中，方便医务人员随时随地处理办公事务，弥补了传统信息化体系的接入死角，突出了档案工作的实效。办公自动化系统的普及，为医院信息化的管理在单位内部编织起一套高效、畅通的信息互联网体系，极大地推动了医院各项工作的进展。
二、OA系统的应用加快了医院文书档案管理信息化建设
我国医疗卫生体制改革的推进，支撑医疗改革建设的信息化体系愈发凸显出其重要位置。为此，各级医院在行政管理及医疗管理方面也加快了信息化发展步伐，从而提高医院办公效率、改进办公质量、更好地贯彻落实各级精神。从技术上来讲，OA公文办公系统主要依据互联网技术来展开，它也是医院目前办公自动化环境体系中唯一能与档案系统实现无缝连接的智能化技术。利用OA办公系统进行档案的管理，改变了过去复杂、低效的办公处理方式，使各类档案的收集、存储、统计、查阅与具体的工作业务得到了快速的关联。
医院文书档案担负着各级领导公文分类、转递、归档以及医院重大事件、重要活动、原始资料记载和收集等工作，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院管理历程的见证和有效凭据，具有严格的规范性、标准性、保密性和服务性。所以，在医院各项管理工作中，文书档案管理属于不可或缺的，在一定程度上直接体现着医院总体的管理水平。对于文书档案管理工作的开展，以往大多依赖于纸张、人力，效率低下，时效性差，保存、查找难度大，且共享往往难以实现。在这样的情况下，我们急需对传统档案管理工作进行改进提升，探究其档案管理的目的、实用性，向着适应医院发展的方向推进。
OA系统的应用，使文书档案的管理在操作中快捷简便，系统以网络基础工作流程为中心，实现了科室之间数据的快速传输。文档的处理可直接归档到库中进行，并设计加密，保证文件不可篡改，系统管理登录者随时可看到文档处理的进展情况，便于监督责任人及时办理。通过内置文档数据库系统，可以有效解决数据处理和安全控制，改变了用纸张、电话通知或当面口述等方式的弊端，节约了时间、纸张、人力，实现了无纸化办公，降低了成本。文档通过网上进行起草、阅读、传阅、审批、归类、存档，缩短了文档办理的时间，规范了痕迹管理，加快了文档的流转和利用。
三、OA系统的应用提升了医院文书档案管理的效率
无纸化办公的出现，使档案管理模式从手工操作转化为PC操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，特别是在档案管理工作中，传统纯手工的管理工作，工作人员的劳动负荷很大，使档案管理工作复杂化。档案管理系统是通过建立统一的标准以规范整个文件管理，包括规范医院业务系统的文件管理和完整的档案资源信息共享服务平台，主要实现档案流水化采集功能。OA系统档案管理模块包括公文办理、文档盒管理、档案借阅、文档整理、检索功能及档案管理系统接口等几个子模块，尤其突出收文、发文、拟文、签批等工作流程的定制和应用，以及文件归档。医院作为特殊行业，按照国家数字化医院的要求，集中力量，有计划、有步骤地推进医院信息系统（HIS：Hospital Information System）建设，在医院的基本模块中融入了医院信息系统HIS系统接口，以满足OA系统与HIS系统的兼容、接入。
我院未上OA系统之前，由于医院文档信息量大，范围广，各科室之间待处理的内容多，时间要求急，信息归类的口径不统一，各科室不能迅速、有效、准确地提供资料，使医院不能及时汇总上报，影响了工作效率。办公自动化的上线，使文件的形式特征和内容特征均已发生变化，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理，我们可根据不同的需求，利用办公自动化系统对电子文件进行自由的组合与分类。OA系统应用于档案管理，对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，使档案管理的规范性得到了加强，各科室人员对档案管理的重要性得到了充分的肯定。
使用OA系统档案管理模块的初始步骤，是将文件以电子文档的形式（有图、文两种形式）上传至该系统，在OA系统中接入档案管理系统接口，将会在很大的程度上提高档案的归档效率。OA系统把文档处理和文档归檔自动联系在一起，无须人工进行复杂的文档归档过程。系统提供的强大文件检索功能，符合多种文件存储格式，具备内联网和互联网两大检索能力，任何人只要分配了权限，便可以在网上方便地进行数据库检索，获取自己所需的资料。实现了信息的实时浏览，数据存储、收集整理、权限控制一体化的管理。
所以，医院办公自动化系统，不仅是了解医院信息动态的平台，也是开展各项工作的有效保证，更是医院各类信息收集组建、利用的百宝箱。OA系统的应用提升了文书档案的使用价值，同时减少了医院办公成本，节约了人力资源，从根本上提高了医院文书档案管理的运行和使用效率。
四、OA系统的应用促进了医院文书档案管理的科学化水平
医院文书档案管理工作是一项政治性、管理性、服务性很强的工作，信息化时代，对档案管理提出了内容和形式的转变要求，发挥文书档案的作用，是文书档案科学化管理的根本目的。OA系统办公实现了档案信息资料的网上利用，按权限无论领导、档案管理人员、医务人员在网上就可以进行查询、统计、借阅。操作者只需在OA系统上提交相关申请，按流程，逐步审核。系统自动登记历史数据，按姓名、用途、科室、资料名称分类，从开始时间、结束时间、审批状态、办理人员等，系统地对流程进行规范，使档案利用更加科学、高效、便捷。医院文书档案管理与OA系统的融合，解决了文书档案在办理过程中时间、空间的局限性，不仅加大了管理者科学决策的力度，还开阔了管理者的思路，提升了管理者的思维层次，关键是提高了管理者科学决策水平。
医药卫生体制改革的深入和医院服务模式的转变，医院文书档案管理信息数据化、网络化技术的应用与临床各科的紧密结合、融入和发展，必将带动医院新一轮观念的革新。为适应文书档案管理的现代化发展需要，医院应加强档案管理及OA系统的软硬件建设，建立健全相关管理制度，强化档案管理模式，创新服务，科学管理，充分发挥文书档案资源的社会效益和经济效益，促进医院健康有序发展。
五、OA系统应用在医院档案管理中的建议
1.医院信息化管理，仍处于初始阶段，需加大软硬件建设，整合资源，提高全院人员对OA系统在医院档案管理应用中重要性的认识。
2.医院档案管理必须与时俱进，要顺应国家档案管理规范要求，积极对各类人员进行应用培训，转变观念，规范使用OA系统程序，发挥OA系统在医院档案管理中的功能、价值。
3.OA系统的设计要求高，设计者多为信息方面的专业人员，对档案知识较缺乏，而档案管理者对档案管理知识较丰富，但对信息自动化的了解不如OA设计者全面。二者应互相学习沟通，充分考虑系统的使用价值和发展前景，随时根据文书档案工作的实际，作出调整，以适应档案管理工作的需要。
4.OA系统中对档案资料的安全性要求高，一方面系统的维护人员要做好安全防范、维护，另一方面做好硬件备份，防止文档丢失，或传输中被中断。文档需纸质保存的，及时打印收集归档。
OA系统在医院文书档案管理中的作用，不仅使公文处理的效率得到了提高，价值得到了提升，档案管理更加规范，利用更加广泛。更重要的是，程序流程化、操作简捷，知识覆盖面广，节约成本、资源共享。将OA系统应用于医院文书档案管理，是医院信息化管理的必然趋势，提升了医院文书档案的管理效率和科学化管理水平，实现了制度的立体化、传输的流程化、模块的标准化，档案的管理更加规范、科学。OA系统的应用为医院档案管理拓展了空间，为医院各项事业发展提供了强大的信息支持，档案在医院发展中的作用得到充分发挥。
【参考文献】
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