摘 要:随着医学科学的发展,药品的需求量日益增加。同时在信息技术下,药品与财务管理业务流程再造己成为众多医院面临的管理问题,药品与财务管理重组结合现代化管理工具的使用成为了提升医院竞争力主要手段之一。因此,做好医院的药品财务管理工作,确保药品质量,防止浪费,对医院的财务管理、经济管理工作有着十分重要作用。
关键词:医院 药品 财务管理
众所周知,医院药品管理活动无外乎采购、库存两个环节(销售环节还不能正规纳入医院药品管理环节),这个过程始终贯穿着医院药品管理运动,只是在各个环节上其表现形态不同。在信息环境下,只有通过运用药品、资金流集成化管理,加大了医院对药品运动、资金运动的监控力度,改变了医院业务流程的割裂状态。在此基础上进行信息化,才能从根本上改善医院的管理水平并最终建立起医院的现代管理模式,从而提高医院的核心竞争能力。
1.医院药品管理的本质
流程是指一系列相关活动组成的,并按照一定的先后次序发生的,具有某种特定输出的业务过程,即将输入转化为输出的一组相关的资源和活动,其中资源包括资金、信息、人力和药品资源。流程管理首先以流程为导向,其最终目标是将医院由过去的职能导向型转变为流程导向型。以流程为中心的医院和传统的以职能为中心的医院的主要区别在于医院的基本结构不同。传统医院中,组成医院的基本结构是职能相对单一的部门,这些部门完成不同的业务,这些任务构成每个流程的片段。而在以流程为中心的医院中,医院的基本组成单位是不同的流程,不存在刚性的部门,甚至流程本身也不是刚性的,而是随着市场的变化可以随时增减改变的。在传统业务中,流程隐含在每个部门的功能体系中,没有人专职对具体的流程负责,流程成为片段式的任务流,任务和任务间的脱节和冲突司空见惯。在以流程为中心的医院中,每个流程都有专门的流程主持人负责控制,由各类专业人员组成的团队负责实施,流程成为一种可以真实地观察、控制和调整的过程,流程本身变得紧凑,任务之间不再有过去的那种冲突和拖延。医院的业务流程管理除了要面向流程以外,还必须面向患者,并合理运用信息技术。流程管理必须保证流程是面向患者的流程,而流程中的活动都应该是增值的活动,从而保证了流程中的每个活动都是经过深思熟虑后的结果,是与流程相互配合的。面向患者,以患者为导向,是指医院在判断流程的绩效时,是站在患者的角度考虑问题的,以患者为中心。必须使医院的各级人员都明确,医院存在的理由是为患者提供价值,而价值是由流程创造的,只有改进为患者创造价值的流程,医院的改革才有意义。患者要的是流程的结果。所以,任何流程的设计和实施都必须以患者标准为标准,以患者为中心,这是医院再造的成功保证。
2. ++医院的药品管理模型
2.1 采购业务模型
(1)首先是医院临床各科室按照排预算提出药品需求计划,药品供应部门首先对需求计划进行汇总和平衡,对审批的药品需求计划,进行库存匹配,没有库存提出采购计划。(2)采购计划制定出来后要由采购人员按公司、药品种类、时间进行汇总。汇总后的数据可以累加到下月或作废以便与实际业务一致。(3)采购环节统一由医院采购部门进行。首先按照需求月份做采购计划,采购计划审批后,做采购合同或采购单。采购合同签订后,要把多家报价做成报价单,如果需要预付款还要有借款单。报价单的作用是把多家的报价及各种条件进行比较,以便选择合适的厂家。(4)审批采购合同。审批采购合同时,要求有报价单,如果需要预付款,还要有审批后的借款单,否则不予审批。签订采购合同后,厂家发货。到货时要对药物验质验量。因为只有验证合格的药品才可以登记到货清单,到货清单包含的主要信息是计量顺序号、药品数量和合同价格。(5)登记到货帐。登到货帐前首先要核对到货清单中的药品在采购合同中是否存在,以及数量是否相符。(6)结算。货到发票没到,暂时不作处理,在统计时,要统计帐面和在用的数量。结算单经过采购审批、保管员签字、财务审核后才可销到货帐,并入库。保管员根据药企的提料单开具出库单,并登记保管帐。各药企返回的药品要提供返回单做入库处理,并登记保管帐。如有药品发生损耗可以记入耗损表,并登记保管帐。
2.2 库存管理业务模型
(1)医院后勤药品保管部门接收医院的药品,由部门制定库存计划,验收合格入库。(2)库存管理涵盖产药品管理和发货管理两方面的内容。其中药品管理主要是药品库管理,主要负责对采购后的药品进行验收、入库,做好药品库内产药品的储存、搬运和管理,负责药品实物与帐、卡、票的盘点等一系列与产药品有关的工作。(3)发货管理是实现销售统一的一个重要环节。它是联结合同、药品采购、库存计划的枢纽。医院经营活动的最终目的就是将药品销售到患者手中,从患者手中回笼资金。而发货就是实现药品的主要控制者。由此可见发货管理的关键作用。所以发货管理作为整个销售管理的终点,直接关系到整个销售业务的成败。
3. ++医院的药品和资金流的集成模型
药品管理经历了一般的库存控制系统、MRP、闭环MRP及MRPPII几个阶段。财务管理信息系统从分立系统如工资管理、现金管理、成本管理逐步发展为集现金管理、应收应付账管理、总账管理、成本管理等于一体的完整的财务系统。在药品管理系统自MRPII发展过程中,管理资金流的财务管理系统被集成到MRPII系统中,成为MRPII的一个子系统。财务管理系统从销售管理系统、供应系统中直接提取资金信息,从而减少了数据的重复录入,更重要的是提高了财务管理系统数据来源的准确性,使资金信息迅速、准确地反映药品信息。经营高效有序运作,必须实现药品和资金流的均衡控制。MRPII系统中的资金流管理模块,如应收应付账管理、总账管理等,是对医院已发生的经济业务进行事后的记录和总结,是对过去经营活动进行客观的反映和监督。同时针对医院使用的每一项药品,都需要相应的药品清单供编制药品计划使用。同样,必须建立相应的成本标准,作为资金计划与控制的依据。资金计划管理相对于药品计划从宏观计划到微观计划的过渡,其功能及内容有所不同。++医院常使用的资金计划有年度财务收支计划、月度财务收支计划。资金的收支计划根据药品的采购计划和成本标准编制,作为控制资金收支的依据。成本管理和资金计划管理构成资金流的事前计划。资金收支管理包括一般财务系统中的应收帐、应付账、总账管理、现金管理等。资金收支管理实现资金流事中控制的功能。资金的收支必须按照相应资金计划进行。成本核算累计药品实际成本。根据采购、库存过程中实际消耗的料、工、费,从药品结构最低层开始,依据药品结构,逐层计算,直至药品。
总之,我们通过资金流控制下的药品管理,优化了销售、核算、药品供应和库存等经营管理过程,规范了业务流程、商业规则,提高其医院核算效率,订单排产效率、数据和业务处理能力和信息的准确性。
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