【摘要】“实物档案”能直观生动地反映出一个单位的职能活动和历史真实面貌，对海洋事业文化的传递和长远发展具有重要意义。作者多年从事档案管理工作，对实物档案的管理具有丰富经验，本文回顾了东海实物档案展馆建设，对实物档案资源挖掘和整理、存在问题及建议进行了论述，旨在为后续的实物展馆建设和发展提供指导。
【关键词】实物档案;文化传承;展馆建设;档案管理
一、概述
海洋实物档案是海洋档案重要的组成部分，也是蓝色记忆中最为生动形象的一章。她不仅是各项海洋工作活动的记录和凭证之一，也承载了海洋工作者的精神和意志，寄托了一代代海洋人的梦想。她涵盖了国家机构、社会组织和个人在从事海洋管理、科研调查、资源开发、公益服务、海洋文化建设等活动中，直接形成的具有保存价值的各种形式的实物记录。而实物的收集工作不仅可以更好、更全面地传承海洋历史文化，扩大海洋科普宣传效果，还可以充分挖掘海洋资源，服务于海洋再生产活动。
二、建设背景
国家海洋局东海分局于1965年建局，经历了艰苦创业、改革发展到依法管海三个发展时期。随着时代的进步与科学技术的发展，海洋事业实现了前所未有的飞跃。上个世纪六七十年代起，东海区陆续开始较大规模地新建了一批海洋站。近年的海洋台站的升级改造建设项目，不仅台站面貌日新月异，东海区海洋站观测手段也实现了从人工向自动化观测的转变。历史实物资料是记录这些历史变化的重要依据和见证，也是对档案馆藏的有益补充，把实物档案纳入归档范围，能够更完整地反映和记录历史，更好地保持东海区历史的完整性、积淀和传承海洋文化。若不及时收集归档，这些见证历史的实物将随着时间的消逝而遗失、损毁。东海建立实物档案展览馆集实物档案保管、史馆陈列及海洋意识宣传三大功能为一体，很好地解决了这个问题。2013年东海分局提出“七个一”工程建设，在进行“一馆”（东海档案馆）建设中，东海档案馆人提出建设东海实物展馆，该馆的建设使具有历史纪念意义的实物得到了妥善安置和保存，为海洋事业的发展和传承奠定了基础。本文回顾了2013-2015年东海实物档案展馆建设过程，对实物档案资源挖掘和整理、存在问题及建议进行了论述。
三、实物档案展馆建设
（一）征集原则。分局历史实物资料征集中，坚持实事求是、尊重历史、面向群众、持续收集的基本征集原则。既要秉着历史的、全面的、发展的观点，也要把握好实物档案的鉴定工作。征集物品应具备原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载分局各项实践活动，并生动地反映东海的发展历史。
（二）实物档案资源挖掘。东海实物档案来源分两部分：一部分来源于面向单位和个人的征集，一部分来源于对原档案馆馆藏资源的挖掘。对属于个人的物品鼓励以捐赠形式展览，对确实不愿意捐赠的物件可以采用寄存或借展的形式。通过问卷调查和对一些老同志、退休人員的走访，获得了大量的线索、实物和声像资料。同时，根据分局发展的脉络，对分局历史上重大项目、重大活动产生的历史档案进行充分挖掘，如首次南极考察、中日黑潮调查、执法档案等。在馆藏资料中还挖掘出其他珍贵纸质资料，如日记本、花名册、口述资料和签到本等，这些资料不仅有文献参考价值，更具有实物历史价值。
（三）实物档案分类。根据实物档案的定义和一些学者观点，认为非人类活动创造的物品不能列入实物档案的范畴，声像档案也有其专门类别。但根据近些年海洋重大项目的运作及档案的流向相关规定，历史资料、实物等均由中国海洋档案馆在早期进行了收集整理，一些重大专项产生的生物样品和地质样品集中归档到海洋一所和海洋三所专门的样品库保存;新建的海洋博物馆因在2014年前多次对涉海单位的实物进行了征集等诸多原因，分局征集起步晚，能征集到的数量有限。根据东海实际情况和需求，为了能更好地传递分局既往的职能活动信息，保持档案间的有机联系，展馆建设中对实物档案的内容和范畴进行了必要的扩充。其中考虑到分局历史声像档案的积累比较少，大多留存于形成部门和个人手中，所以此次实物档案征集归档中，特别把声像档案纳入，作为之前历史积累不足的补充。最终，依据东海现状以及实物的属性，确定将实物档案分为如下几大类：（1）反映分局及所属各单位历史变迁的实物及珍贵历史照片，如海洋台站各时期建筑物、牌匾、停用印章等，海洋站历任站长及具有突出贡献人员照片。（2）记录了各部门发展和进步的各个时代所用的测量仪器、资料实物、制服饰品等，包括不同时期船舶或飞机上的零部件等。（3）反映单位发展成就及重大事件的实物，如参加国内外重大活动形成的书稿、奖杯奖状证书、非涉密图纸等。（4）党和国家领导人、社会知名人士及重要外宾参观访问时的题词、赠送的有历史价值的礼品等。（5）记录重要历史事件的电子资料或声像档案，如重要外事活动形成记录、访谈录、回忆录等视频录像。（6）分局历史上重大项目、重大活动所产生或使用的实物等。（7）珍贵的史料性纸质资料。
（四）实物档案著录。收集来的实物档案，完成逐件著录和说明材料编写。首先建立实物征集清单，著录实物档案的属性信息如名称、类别、描述、数量、征集方式、存放地点、所有权人、联系人、联系方式等。其次，根据不同实物类别建立实物登记表，记录如编号、名称、年代、质地、完残程度、来源、有关资料，描述及评价等相关信息;照片需登记时间、地点、人物、背景、摄影者、来源;录音录像还须登记文件运行环境等;以便于为每件实物编写布展说明材料提供依据，以及在后期采用现代信息技术进行实物展品或展厅数字化、虚拟化时快速获取信息，使得参观者或浏览者获取与该实物相关的知识。
（五）实物档案保管与布展。东海实物档案展馆采用统一陈列布展和保管，便于后期展厅维护和快速布展。由于实物载体相对不规则，没有固定的尺寸，因此分为3种方式展放。体积不大的实物，以及篇幅不大纸质文件等展放于玻璃展柜;字画悬挂展览;大型的实物并且本身有包装如模型、生物标本，直接摆放在地板或展台上陈列。重份的实物档案和其他反映背影内容相似的实物采用轮流展出方式布展。首次布展根据东海发展历程、职责以及实物载体反映的信息内容，将收集的实物档案主要分为了8个系列进行陈列布展：发展历程、船舶飞机发展史、荣誉墙、海洋调查与监测、海洋观测预报、海洋管理、海洋科技、海洋精神文明建设，并根据系列分布情况，利用照片档案和文书档案等制作宣传展板。东海实物档案展馆选取陈列的实物档案，虽然不能反映分局发展全貌，但从侧面记载着东海人砥砺前行的发展历程，保存着东海人的集体记忆。
四、存在的问题及建议
东海分局实物档案展馆的管理虽然已经在逐步完善，但依然存在着一些问题。（1）征集中宣传影响不够。征集过程中与外界沟通力度不够，建议拓宽宣传渠道，可以充分利用海洋报刊、互联网等媒体，采取新闻发布、报送稿件、约请采访等多种形式，最大限度地调动潜在捐赠者的积极性。（2）规章制度不完善。实物档案的收集、保管、利用工作明显落后于其他档案类型。东海应逐步完善海洋实物档案收集整理、布展、对外宣传等相关规章制度，把实物档案工作纳入档案管理工作职责中，并列入年度工作计划。（3）实物档案收集工作相对滞后。由于以往对实物档案丰富馆藏和拓宽档案工作领域的重要性认识不足，其收集工作往往在其产生的数年后才开始，造成实物遗失。建议今后在纸质档案归档的同时，注意收集与之相关的各种形式的实物档案，做到同步归档，以便保持档案之间的有机联系，确保档案齐全完整。（4）管理方法过于传统。管理上可以采用建立虚拟库房，基于扫描和平面图像建立3D模型、VR技术、微网站、多媒体互动等多种高科技手段，还可以把展出效果和提高海洋意识、档案意识等相融合形成教学相长的良性循环。（5）实物档案的保密级别划分不够清晰。一些资料不仅具备极重要的历史意义，同时也有可能是海洋事业核心机密和多年文化的积淀，要注意对密级较高的展品做好保密工作，除采取禁止拍照、录像等措施外，还可以采取分展厅、划分限制参观、公开参观区域。（6）实物档案的维护力度不够。建议根据载体和材料区分保管，将收集整理的实物档案及时进行数字化归档及电子备份，降低实物档案在利用过程中的损耗，注意展品保养和安全，始终怀着尊重历史的心去工作，坚持可持续发展。
五、结语
开馆3年多，在开放参观活动中，已接待参观百余批，参观人数达上千人，为提高中小学生、社会各阶层对海洋的认识，普及海洋科普知识，营造良好的科普氛围起到了积极推动作用，同时扩大了海洋科普宣传效果，产生了较好的社会反响，还针对新入职员工进行培训教育，进一步增加他们对分局历史的直观了解、对特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献的海洋精神的感悟，更加激发新海洋人前仆后继的爱崗敬业精神。实物档案展馆的建设意义重大、惠及未来，本文对东海实物档案展馆的建设过程进行了阐述，并对实物档案管理中遇到的问题进行了讨论，力图为后续的实物展馆建设和发展提供帮助。
【参考文献】
[1]冯惠玲.档案记忆观、资源观与"中国记忆"数字资源建设[J].档案学通讯，2012.
[2]霍振礼.实物档案的崛起与档案定义的表述——兼与李恕德、陈永斌同志商榷[J].档案学通讯，1993.