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思维导图在央行内审工作中的应用实践

年度工作报告 时间:2021-07-18 10:32:19

[摘要]思维导图作为一种思维工具,可以应用于央行内审工作的多个方面,提升内审工作质效。本文从思维导图的内涵及功能出发,分析在央行内审工作中引入思维导图的可行性,并结合思维导图在实际工作中的初步应用实践,提出应用方向及相关建议。

[关键词]思维导图 央行 内审 应用

目前央行内部审计工作中,开展审计项目、风

险评估及学习培训等各方面工作多采用文字化、数字化呈现形式,缺少结构化、形象化的展现形式。而思维导图能够帮助内部审计人员从纷繁复杂的业务中发现审计线索,总结归纳问题,降低审计风险,更好地实现内审成果转化,提升内审价值。

一、思维导图的内涵及主要作用

(一)思维导图的主要内涵

思维导图又称心智导图,是由“世界大脑先生”东尼·博赞创建的表达发散性思维的有效图形思维工具,是打开大脑潜力的革命性思维工具和手段,被誉为“大脑的瑞士军刀”。

(二)思维导图的主要作用

思维导图的主要功能包括三个方面:一是可作为结构化思维工具,从文字的线性信息中抽取出分类概念及层次概念,将复杂的问题直观化,将零散的知识点和理论联系在一起,形成更完整、更系统、更清晰的认知体系。二是可作为目标导向工具,以思维导图的中央关键词作为中心目标进行资源分配、工作步骤分解,避免工作方向的偏离。三是可作为发散性思维工具,思维导图的非线性结构引导发散性联想,其多层次性也能够引导深入思考,增加发散性思维的概率。

二、思维导图应用于内审工作的可行性分析

内部审计工作关注组织治理的各方面,数据量庞大且类别纷繁复杂,导致审计工作难度大、风险高。而思维导图在工作谋划、资源分配及数据分析等方面均具有显著优势,可以有效促进内审工作水平的提升。主要体现在以下三个方面:

首先,思维导图能够实现内审工作标准化与非标准化的有机融合。思维导图可以将知识思维凝练成标准化、模式化结构,也可以根据需要设计成非标准化的形式。而内审工作既有标准化的工作流程,又有非标准化的内容,如提出审计建议、开展创新项目等,均无标准格式可循,与思维导图的特征不谋而合。在内审工作中可以用思维导图将审计方案、操作流程以及审计发现情况固化成模板,要求审计人员对照操作,快速提升审计规范化程度。同时,开展创新工作时可利用思维导图开展讨论,启发发散性思维,将参与人员的想法进行总结归类分析,激发、体现群体智慧,达成头脑风暴效果。

其次,思维导图有助于实现内审工作批判性与建设性兼容。应用思维导图进行情况梳理,可以将研究对象的基本情况清晰呈现;运用批判性思维进行优弱势分析,进行问题成因查找;运用建设性思维找出解决办法,进行架构重建。而内审工作也与批判性、建设性密不可分。审计问题的发现是提出疑问、搜集证据、分析推理、得到结果的批判性过程,而审计整改及成果转化又是帮助提升组织治理水平的建设性过程。思维导图既可以帮助迅速查找问题,又可以将审计发现问题直观呈现给被审计单位,提高审计双方的沟通效率。用思维导图作为沟通工具开展讨论,提出兼具操作性及效果性的整改建议,可以有效助推审计发现问题整改率的提高,推动审计成果的转化,实现双方协同共赢。

最后,思维导图在内审资源优化和创新发展中能够发挥导向作用。可将审计项目开展的全流程以思维导图的结构形式展现出来,并标注出重要环节以避免审计过程中关键线索及流程的遺漏,要求审计人员在审计过程中标注工作进度,合理分配工作时间,实现审计资源的优化配置。同时,对于审计人员而言,思维导图也是工作创新的工具,以思维导图的形式呈现内审工作各个模块之间的联系,能够更好地把握业务实质及相互联系,推动创新。

三、思维导图在央行内审工作实践中的初步应用

(一)审计方案框架搭建和优化应用案例

在会计科长离任审计中,思维导图对审计方案制定起到了很好的辅助作用,如图1所示。项目主审人设计方案框架后,以思维导图形式发给审计组成员补充细化;在汇总补充意见后组织集体讨论,开展头脑风暴,征求审计组成员对汇总稿的意见;在方案定稿后,将方案以思维导图形式发送审计组成员,标注出高风险点及审计重点,既避免了审计重点的偏移及风险点的遗漏,也便于审计人员清晰直观快速地查找审计线索。

将思维导图应用于审计方案框架搭建和优化,解决了审计项目开展中三个方面的问题:一是解决了审计重点不突出问题。审计方案就是现场审计的行动方案,把握不住审计重点,不仅影响审计目标的实现,而且可能导致较大的审计风险。通过运用思维导图工具,经过审计人员的多次反复思维、推敲和认证,将审计重点通过红旗形式进行标注,时刻提醒审计人员瞄准审计目标,有的放矢,合理分配审计资源。二是解决了审计人员缺乏理解问题。以前的审计方案主要是主查人制定,较少征求审计人员的意见,有时会影响审计人员对审计方案的理解程度、接受程度和遵循程度。通过运用思维导图工具,使审计方案由以前的单向制定转变为共同制定,将审计组成员的思维全部融入审计方案中,更能增加审计过程的默契度和遵循度。三是解决了审计方案脱离实际问题。有的审计方案过于笼统,导致在现场审计时行不通,不能有效掌控审计进程。通过运用思维导图工具,汇集所有人的思维,综合考虑多种影响因素和实际情况,使审计方案更加优化,更加接地气,更加接近于现实需要。

(二)与优秀审计项目对比找差应用案例

总行优秀审计项目作为央行内审系统最佳工作成果及结晶,是内审人员向实践学经验的最佳教材。首先分别对总行优秀审计项目报告以及中支审计报告进行了结构剖析,通过双气泡法进行对比,从项目组织开展情况、基本情况及审计发现问题、审计建议等四个方面入手,制作成思维导图,集体讨论,对比找差,并在以后的工作中注意改正。

将思维导图应用于对比找差,解决了三个方面的问题:一是解决了审计人员缺少操作样板的问题。能够快速提高审计人员的工作水平。优秀审计项目资料是内审人员最好的实务教材,能够让大家发现自身的不足,并在以后的工作中加以克服;二是解决了工作站位不高的问题。因为总行优秀审计项目一般都是分行及省会中支的项目,更关注机制体制性及趋势性问题,对这类项目的学习,提升了内审人员的工作站位,让内审人员从更宏观的角度开展审计;三是解决了按经验按习惯审计的问题。有利于内审人员克服思维惰性,创新思维,不再按照自己的经验、习惯做法开展审计。

(三)审计发现问题整改策略分析应用案例

首先,从认知能力、三道防线之间的协调以及整改标准三个方面分析审计整改工作中存在的几个误区;其次,从审计认知能力、第二道防线责任履行及审计整改标准等三个方面分析误区的三个成因;最后,提出提高认知能力、责任落实衔接及建立整改标准等三个应对措施,如图2所示。

将思维导图应用于审计发现问题整改策略分析,解决了三个方面的问题:一是解决了被审计单位整改积极性不高的问题。不再将所有审计发现问题都归咎于被审计单位,一定程度上弱化了对立感、抵触感,提高了被审计单位问题整改的积极性。二是解决了整改思路局限性问题。开拓了问题整改工作的思路,不再将问题整改局限于被审计部门,还关注部门协调配合方面原因以及机制体制方面原因。三是缓解了情绪对立问题。以思维导图的模式进行沟通,优化了内审人员与被审计单位之间的沟通效果,直观易懂,提高了沟通效率。

四、思维导图在内审工作中的應用方向

一是运用于审计沟通,实现协同式审计。将思维导图广泛运用到审计沟通中,优化审计双方的互动。获取被审计单位的支持理解,有力提升审计沟通效率。思维导图在审计双方沟通中,既可以作为审计人员向被审计单位直观呈现审计发现问题的工具,也可以作为双方讨论问题成因、寻求可行整改措施的工具。

二是运用于风险警示,实现提醒式审计。可以将审计方案图形化、直观化,将重大风险点标注出来,要求审计人员在检查过程中通过思维导图模式进行审计,时刻关注高风险点。按时间进度把工作要求细分出来。同时,审计人员可以将审计发现的有关情况,以图形化形式表现,更有利于审计人员快速查找审计线索,提高现场审计效率。

三是运用于程序规范,实现标准化审计。2015-2017年间,分行下发了各类审计操作规程,如《审前准备工作指引》《项目审计操作规程》等,对审计项目开展的准备工作、操作程序及风险评估等工作均进行了规范。但审计项目实施过程中,难免有审计人员按经验办事,选择熟悉的领域重点审计,存在审计程序的遗漏、审计重点的疏忽等情况,既影响了审计质量也导致了审计风险。利用思维导图,使审计操作流程具体化、标准化,并标注出重要程度及星级,固化成操作模板,要求审计人员对照操作,每天标注完成进度,防止遗漏,提高审计规范化水平。

四是运用于能力提升,实现教学式审计。以往新进内审人员均通过传帮带方式学习工作经验,受前辈工作水平及经验限制,新进审计人员的业务水平及工作规范化水平也受影响。利用思维导图,对总分行优秀审计项目资料进行比较分析,将优秀审计经验等进行标准固化,由新进审计人员对照实施,快速提升审计水平。

五是运用于成果转化,实现共享式审计。只有分享的审计发现才算作审计成果,不被分享的只能算是审计结论或结果。下一步应探索利用思维导图进行审计成果分享,拉近审计双方的距离,创造和谐审计氛围,让被审计单位更深刻地理解:内审工作不仅是找不足,更是帮助提高,规避风险,以更好地服务于全行组织治理,提升内审价值。

六是运用于问题分析,实现穿透式审计。在开展审计工作时,不再局限于问题表象,而是从更深层次展开分析,查找原因的原因,分析后果的后果,进一步拓展工作深度,在每一个审计项目中都找得到问题、核得准实情、查得透根源、拿得出对策,把每一个应该揭示反映的问题都查深查透。

五、将思维导图应用于内审工作的相关建议

思维导图工具在内审工作中的运用成效非常显著,对提升内审工作绩效、提高内审人员能力、打开内审创新思维空间起到积极的辅助和推动作用。但是,凡事都有两面性,在运用思维导图工具时,应注意和防止下列事项:

一是思维导图是发散性思维,不要成为固化思维的桎梏。思维导图提倡的是创新式、发散式思维,而不是固化思维,不能将思维导图的结构化变成死板化,完全按照思维导图按图索骥,限制思维,应该把思维导图作为思维的起点,借此发散出去。

二是思维导图是动态性思维,不能演变成为僵化式思维。不能把思维导图制作看成是一劳永逸的工作。思维导图不是思维的终点,不能认为把思维导图画完,就大告功成、万事大吉。要随着情况的变化不断对思维导图进行修正及重构,不然很快就会与实际工作脱节。

三是思维导图是创新性思维,不可拘泥于传统守旧思维。思维导图可以打破传统的线性思维,有效地促进联想,开展头脑风暴,集聚集体智慧,激发思维的灵活性。工作中不能将思维导图仅仅应用于对现有工作的分析,更要着眼于创新工作的开展。

四是思维导图是引导性思维,不可等同于标准式流程图。思维导图最重要的功能在于引导发散思维,而不是仅仅作为工作流程的记录表。应该利用思维导图的层次性挖掘思维的深度、拓宽思维的广度、提升自己的工作站位。

(作者单位:中国人民银行南京分行,邮政编码:224001,电子邮箱:331891817@qq.com)

主要参考文献

东尼.博赞等.思维导图[M].北京:化学工业出版社, 2015

杜慧平,何琳,侯汉清.一种新型知识组织系统思维导图可视化词典[J].图书馆杂志, 2006(12)

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