《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》要求：“推行政务公开，加快电子政务建设，推进公共服务信息化，及时发布公共信息，为群众生活和参与经济社会活动创造便利条件。”江泽民同志在党的十五大报告中也指出：“共产党执政就是领导和支持人民掌握管理国家的权力，实行民主选举、民主决策、民主管理和民主监督，保证人民依法享有广泛的权利和自由，尊重和保障人权。”要想使上述内容真正落到实处，首先要使人民知悉国家机关的工作情况和公务员的作为，当然，这种知悉是依法有序的。档案工作在其中所起的作用也就不言自明。外国档案学家认为：“档案具有与许多种文化财产不同的公务和法律作用。最初为完成行政管理事务而形成的档案，同时也是这些事务的凭证。由于它们的凭证作用和它们所包含的信息，它们是持续进行国家权限内各项行政管理活动所必不可少的。”档案是公民了解公务员作为、知悉国家机关工作情况的一面窗口。
人民群众对国家事务的知悉、监督是通过多个方面的。通过档案知悉和监督只是整个途径的一部分，且它具有一定的滞后性。但是，这种滞后性与无用性并无任何联系。相反，通过档案追溯历史，通过历史与现实比较，参政议政，建言立论，犹如登高望远，对世事的明察和洞悉是其他措施和背景下所不能替代和不能达到的。下面的例证很有说服力。每年春季，总部设在柏林的非政府组织“透明国际”都要公布上年度的世界各国腐败指数排名，芬兰已连续多年被评为世界上最廉洁的国家。使人备感兴趣的是专家在总结原因时，将和档案开放有直接关系的“社会透明与开放”作为其中最最重要的、甚至列健全法制和监督之前的原因之一：“芬兰之所以能成为当今世界上腐败程度最低、腐败案件最少的国家，应归因于良好的社会道德风尚、社会的透明与开放、完善健全的法制制度和行之有效的监督机制。”对于芬兰“社会的透明与开放”，有关材料是这样介绍的：“透明和公开是芬兰政府工作的一个重要原则。公共部门一切公开，接受市民和媒体的监督。政府档案馆以及公共部门的所有档案材料不仅对专家和研究人员开放，而且也对新闻界和公众开放。芬兰公民在需要时可以通过资料查阅、借阅等了解政府部门的有关情况，从而有效地防止政府部门产生腐败现象。”
开放多少档案，开放什么内容的档案，决不单单是些档案业务问题，它关系到政府的“开明”程度，关系到国家的民主与法制进程，关系到和谐社会的构建。当1794年法国档案法将档案开放原则确认为该国国家档案馆的共同原则时，舆论界曾给其“档案的人权宣言”的美誉。
2004年春，我国外交部档案馆首次向社会开放一批解密档案，外电的评述几乎异口同声，称赞此举是中国大国风度和外交成熟、政治自信的表现。
以往，档案部门参与政务公开有一个不小的遗憾，即机关档案的10年（区县及以下机关）和20年（省、自治区、直辖市和中央部委机关）进馆，以及机关档案室档案利用的内部性。现今，随着政府规范性文件（已公开现行文件）在档案馆的提供利用，随着《中华人民共和国行政许可法》和《中华人民共和国政府信息公开条例》对机关档案室档案利用的实际推动，档案部门参与政务公开越来越多面性、立体化。