铁路视频会议系统目前广泛使用的是H.320框架标准的视频会议系统。在这套系统之前，铁路使用的是音频会议设备，该套设备体积大、操作复杂、会议质量低、杂音大，且由于使用的是电缆线路，很容易受到天气等外界情况的干扰。如今铁路运输量增大，业务量增加，对于会议系统的要求不断提高。同时，高速铁路的不断建设使得音频会议通信手段已无法满足铁路的发展需要，因此，视频会议系统被引入到铁路系统日常的生产中来。
铁路视频会议系统以国家铁路局（原铁道部）为中心，与各下属铁路分公司（原铁路局及个下属站段、办事处等）组成树型网络。系统的会议部分主要由多点控制单元（MCU）和视频会议终端组成，MCU间采用三级级联方式，铁路局为一级MCU，原铁路局的MCU为二级MCU，各下属MCU为三级MCU。各个MCU分别连接所属管辖区域内的视频会议终端设备。MCU可以根据需要选择端口数目，如原铁道部MCU处于树型网络的最高层，可以采用24端口MCU，用于和下属MCU级联；二级MCU则可选择16端口、12端口或8端口MCU。单级的MCU可以视为星型网络，以MCU为中心，辐射至各个视频会议终端。
铁路视频会议系统的信号传输基于铁路现有的传输网络，采用E1线路。视频终端设备负责视频和音频信号的编解码，是会议点最重要的设备，会议点与上级MCU的通信传输、音视频信号的交换等全都由会议视频终端设备完成。除了终端设备外，还需要配置一定的外设设备：话筒负责音频信号的输入；摄像头负责视频信号的输入；电视机负责将视频信号和音频信号以图像和声音的形式呈现在与会者面前；在某些场合下，还可以根据会议需要配置功放设备。
在会议设备的使用中，常常会出现一些故障，故障可能来自于线路故障、设备故障或者人为的操作不当。常见的故障一般可以概括为无图像、无声音、无法入会和效果不佳四种。
一、会议终端无图像
故障现象：远端或本地电视机无任何图像。
可能的故障原因：
1.电视机故障；2.电视机至视频会议终端设备的视频线故障；3.终端未成功入会；4.视频源切换错误；5.若本地电视机无图像，排除上述四种可能后，考虑摄像头故障。
对应解决方法：
1.更换电视机；2.更换视频线；3.参见“会议终端无法正常上线”的解决方法；4.重新切换视频源或选择与当前视频源匹配的输入端口输入视频信号；5.维修或更换摄像头。
二、会议终端无声音
故障现象：本地或远端无声音。
可能的故障原因：
如果远端声音正常，本地声音无法传出，则可能为1.话筒故障；2.话筒线故障；3.会议网管未开启该会议点话筒功能。如本地声音正常，远端无声音，则可能为4.电视机故障；5.电视机处于静音状态；6.会议网管未开启会议点收听功能。
对应解决方法：
1.查看是否话筒电池电量耗尽，更换电池，若为话筒硬件故障，更换话筒；2.更换话筒线；3.致电会议网管开启该会议点话筒功能；4.更换电视机；5.解除静音模式，开启正常音量；6.致电会议网管开启该会议点收听功能。
三、会议终端无法正常上线
故障现象：会议终端开机正常，但会议网管显示该终端未处于会议态。
可能的故障原因：
1.会议终端设备的E1接口断开或接触不良；2.会议终端设备协议未正常启动。
对应解决方法：
1.检测E1接口的线路端和终端设备端的接口，如有虚焊或断开情况重新焊接，保证接触良好且收发端未反接；2.如线路中有HDSL等设备，重启设备，并重启会议终端设备。
四、会议效果不佳
故障现象：1.图像出现马赛克；2.声音出现严重的卡壳、破音、杂音等。
可能的故障原因：
一般情况下，线路中存在HDSL或PDH等设备，此类设备用于延长线路，当设备出现故障时，会在信号中产生误码，显示在电视机上就出现马赛克，而音频就会出现严重的卡壳、破音。如果有杂音，则排除远端传来的可能，则为本地话筒和话筒线路间的接触不良所引起。
对应解决方法：
1.重启中间设备，若为硬件故障则进行更换，特别要注意的是SDHL设备面板上是否有按钮处于误按状态，如有则进行恢复；2.检查话筒上部至话筒底座、话筒底座与话筒线接口、话筒线至视频终端设备接口处的接触情况，如有松脱接触不良者，调整至最佳状态。
需要注意的是，上述内容并未考虑视频会议终端设备本身的硬件故障、传输网络故障、会议室电源断电或其他特殊情况，实际操作中有可能出现很多意外，需要根据实际情况进行判断和排除。以上提出的故障简述和解决分析具有一定的局限性，不能作为唯一的判断依据，仅可作为故障处理的参考。